Postępowanie podatkowe rozpoczyna się w momencie, w którym organ podatkowy uznaje, że rozliczenia przedsiębiorcy wymagają szczegółowego wyjaśnienia. W poniższym przewodniku wyjaśniamy, jak wygląda procedura wszczęcia postępowania, jakie działania podejmuje urząd i jakie obowiązki ma przedsiębiorca z Wrocławia.
Wszczęcie postępowania podatkowego oznacza, że urząd skarbowy rozpoczyna formalną procedurę ustalania prawidłowej wysokości podatku przedsiębiorcy. Organ bada dokumenty i dane elektroniczne, porównuje je z przepisami i przygotowuje decyzję, która określi, czy rozliczenia firmy były prawidłowe. Dla przedsiębiorcy z Wrocławia wszczęcie postępowania sygnalizuje, że urząd uznał sprawę za wymagającą wyjaśnienia w bardziej szczegółowym trybie niż kontrola podatkowa.
Postępowanie podatkowe kończy się decyzją określającą podatek lub potwierdzającą prawidłowość rozliczeń, podczas gdy kontrola podatkowa jedynie sprawdza dokumenty i może, ale nie musi prowadzić do wydania decyzji. Postępowanie jest więc etapem, w którym urząd już nie tylko analizuje dane, lecz formalnie rozstrzyga spór podatkowy.
Wszczęcie postępowania podatkowego następuje wtedy, gdy urząd skarbowy uzna, że rozliczenia przedsiębiorcy wymagają ustalenia prawidłowego podatku w formie decyzji. Organ podejmuje taką czynność na podstawie danych z deklaracji, wyników wcześniejszej kontroli albo analizy informacji elektronicznych, takich jak JPK. Wszczęcie postępowania oznacza, że urząd widzi element wymagający formalnego rozstrzygnięcia, którego nie da się wyjaśnić jedynie na poziomie kontroli lub czynności sprawdzających.
Urząd wszczyna postępowanie po kontroli wtedy, gdy stwierdzone nieprawidłowości wymagają określenia prawidłowej wysokości podatku w decyzji, ponieważ organ nie może rozstrzygnąć sprawy wyłącznie na podstawie protokołu z kontroli.
Postępowanie jest wszczynane także wtedy, gdy analiza deklaracji i JPK wskazuje na rozbieżności, które mogą wpływać na wysokość podatku i wymagają wyjaśnienia w trybie postępowania, a nie czynności sprawdzających.
Urząd może wszcząć postępowanie bez wcześniejszej kontroli, jeżeli dane elektroniczne, informacje od kontrahentów lub inne źródła wskazują na możliwe nieprawidłowości, szczególnie przy transakcjach kapitałowych, rozliczeniach VAT lub zdarzeniach o dużej wartości.
Postępowanie podatkowe rozpoczyna się z chwilą doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia, w którym urząd skarbowy wskazuje sprawę, podstawę prawną oraz datę wszczęcia. Organ może wszcząć postępowanie z urzędu albo na wniosek przedsiębiorcy, lecz w praktyce większość spraw we Wrocławiu jest inicjowana przez urząd w oparciu o analizę deklaracji i danych elektronicznych. Po doręczeniu zawiadomienia organ porządkuje materiał dowodowy, porównuje dane z deklaracji i JPK oraz ustala, jakie dokumenty lub wyjaśnienia są niezbędne do określenia podatku w decyzji. Procedura obejmuje także obowiązek organu zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego, w tym dowodów przemawiających na korzyść przedsiębiorcy, zgodnie z zasadą wynikającą z Ordynacji podatkowej.
Zawiadomienie potwierdza rozpoczęcie postępowania i określa jego zakres, a także informuje przedsiębiorcę o prawie do czynnego udziału w sprawie. Dokument wskazuje, jakiego podatku dotyczy postępowanie oraz jaki okres rozliczeniowy będzie analizowany, a jego doręczenie uruchamia obowiązki procesowe zarówno przedsiębiorcy, jak i organu.
Sprawę prowadzi urząd skarbowy właściwy dla siedziby przedsiębiorcy, dlatego to wskazany urząd odpowiada za korespondencję, analizę dowodów i wydanie decyzji. Właściwość miejscowa determinuje, który organ jest odpowiedzialny za ustalenie podatku i przyjęcie wyjaśnień przedsiębiorcy.
Po wszczęciu postępowania organ porządkuje dane, którymi już dysponuje, w tym deklaracje, informacje z JPK i dane kontrahentów, a następnie wzywa przedsiębiorcę do przedstawienia dokumentów niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego. Organ ma obowiązek rozpatrzyć cały materiał dowodowy w sposób wyczerpujący i przed wydaniem decyzji umożliwić przedsiębiorcy zajęcie stanowiska.
W trakcie postępowania podatkowego urząd skarbowy ustala, czy przedsiębiorca rozlicza podatek zgodnie z przepisami i czy dokumenty odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. Organ analizuje deklaracje, dane z JPK, informacje z rejestrów państwowych i dokumenty księgowe, a następnie porównuje je z danymi kontrahentów, aby określić prawidłową wysokość podatku w decyzji. Badanie obejmuje również ocenę rzetelności dokumentów oraz spójność danych z obiegiem dowodów w firmie.
Organ porównuje deklaracje z danymi z JPK, aby ustalić, czy wartości wykazane w rozliczeniach odpowiadają danym z ewidencji VAT, ksiąg rachunkowych i raportów sprzedaży. Analiza obejmuje struktury JPK_VAT, JPK_KR, JPK_WB i inne pliki, które wskazują rozbieżności mogące wpływać na wysokość podatku.
Organ bada faktury, umowy, wyciągi bankowe, ewidencje magazynowe i inne dowody, aby potwierdzić, czy zdarzenia gospodarcze zostały udokumentowane rzetelnie i zgodnie z rzeczywistością. Weryfikacja obejmuje również sposób obiegu dokumentów w firmie, ponieważ to od jego kompletności zależy możliwość odtworzenia stanu faktycznego.
Organ analizuje transakcje nietypowe, operacje kapitałowe, świadczenia na rzecz wspólników i przepływy wewnątrz grupy, ponieważ takie zdarzenia często wymagają interpretacji przepisów i mogą prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia podatku. Weryfikowane są także transakcje jednorazowe o dużej wartości oraz modele rozliczeń odbiegające od standardowych schematów gospodarczych.
Organ porównuje dane przedsiębiorcy z informacjami od kontrahentów, danymi z systemu STIR, informacjami bankowymi i rejestrami państwowymi, aby ustalić spójność zdarzeń gospodarczych. Przed wydaniem decyzji organ musi rozpatrzyć cały materiał dowodowy i umożliwić przedsiębiorcy przedstawienie stanowiska.
Przedsiębiorca ma prawo uczestniczyć w każdym etapie postępowania podatkowego, ponieważ organ musi prowadzić sprawę w sposób umożliwiający stronie przedstawienie dowodów, wyjaśnień i stanowiska. Prawa te obejmują dostęp do akt, udział w czynnościach procesowych, składanie dowodów oraz możliwość działania przez pełnomocnika. Organ ma obowiązek poinformować przedsiębiorcę o czynnościach, które mogą mieć wpływ na wynik sprawy, i umożliwić mu zajęcie stanowiska przed wydaniem decyzji.
Przedsiębiorca może przeglądać akta sprawy, aby ustalić, jakie dowody zgromadził organ oraz czy materiał dowodowy jest kompletny. Prawo to obejmuje możliwość sporządzania notatek i kopii, z wyłączeniem dokumentów objętych tajemnicą, co pozwala ocenić, czy organ prawidłowo odzwierciedlił zdarzenia gospodarcze.
Przedsiębiorca może składać wyjaśnienia i przedstawiać dowody aż do zakończenia postępowania dowodowego. Organ ma obowiązek rozpatrzyć te dowody i ocenić je zgodnie z zasadą swobodnej oceny, co daje przedsiębiorcy realny wpływ na ustalenie podatku.
Przedsiębiorca może brać udział w czynnościach takich jak przesłuchania, oględziny czy analiza dokumentów, jeśli ich wynik wpływa na rozstrzygnięcie. Organ musi zawiadomić przedsiębiorcę o czynnościach, które wymagają jego udziału, aby zagwarantować mu możliwość obrony stanowiska.
Przedsiębiorca może ustanowić pełnomocnika, który reprezentuje go w całym postępowaniu, składa pisma i odbiera korespondencję. Ustanowienie pełnomocnictwa wymaga opłaty skarbowej, a pełnomocnik może przejąć wszystkie czynności procesowe, co ułatwia komunikację z organem.
Po wszczęciu postępowania podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek współpracować z organem w sposób umożliwiający ustalenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych i prawidłowej wysokości podatku. Obowiązki te obejmują przekazywanie dokumentów w wyznaczonym terminie, udzielanie wyjaśnień i informowanie organu o okolicznościach wpływających na sprawę. Organ prowadzi postępowanie na podstawie materiału dowodowego zgromadzonego zarówno przez siebie, jak i przez przedsiębiorcę, dlatego sposób wykonania obowiązków wpływa na ustalenia decyzji.
Przedsiębiorca musi przekazać dokumenty wskazane w wezwaniu organu, w szczególności faktury, ewidencje, umowy, wyciągi bankowe oraz inne dowody dotyczące badanych zdarzeń. Dokumenty muszą być kompletne i rzetelne, ponieważ organ ustala przebieg zdarzeń gospodarczych na podstawie przedstawionych dowodów.
Przedsiębiorca odpowiada na wezwania organu w terminach wskazanych w pismach, z możliwością złożenia wniosku o przedłużenie terminu, jeśli wymaga tego sytuacja. Niedotrzymanie terminów może skutkować ustaleniem podatku wyłącznie na podstawie materiału zgromadzonego przez organ.
Przedsiębiorca składa wyjaśnienia dotyczące zdarzeń gospodarczych oraz sposobu ich ujęcia w ewidencjach. Wyjaśnienia muszą być zgodne z dokumentami i stanem faktycznym, ponieważ organ porównuje je z zebranym materiałem dowodowym. Brak spójności może wpłynąć na ocenę wiarygodności przedsiębiorcy.
Przedsiębiorca musi informować organ o okolicznościach mogących wpływać na wynik postępowania, takich jak korekty deklaracji, nowe dowody lub zmiany w dokumentacji. Aktualizacja informacji pozwala organowi uwzględnić rzeczywisty stan rozliczeń przed wydaniem decyzji.
W trakcie postępowania podatkowego przedsiębiorcy często popełniają błędy, które utrudniają organowi ustalenie prawidłowego podatku lub obniżają wiarygodność przedstawianych wyjaśnień. Uniknięcie tych błędów zwiększa szansę na sprawne przeprowadzenie postępowania i ograniczenie ryzyka niekorzystnej decyzji.
Wynik postępowania podatkowego zależy od materiału dowodowego, wyjaśnień przedsiębiorcy i ustaleń organu, dlatego decyzja może zarówno potwierdzić prawidłowe rozliczenia, jak i wskazać nieprawidłowości wymagające korekty. Skutki postępowania obejmują elementy finansowe, formalne i operacyjne, które wpływają na dalsze rozliczenia przedsiębiorcy.
• Określenie zaległości podatkowych
Organ może określić podatek w wyższej wysokości niż wykazana w deklaracjach, jeżeli ustali, że rozliczenia nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych.
• Naliczanie odsetek za zwłokę
Organ nalicza odsetki od zaległości podatkowych, liczone od dnia upływu terminu płatności do dnia zapłaty lub wydania decyzji.
• Nałożenie sankcji wynikających z przepisów podatkowych
Organ może zastosować dodatkowe zobowiązanie podatkowe lub skierować sprawę na drogę postępowania karnego skarbowego, jeżeli ustali nieprawidłowości mające charakter naruszeń podatkowych.
• Zobowiązanie do złożenia korekt rozliczeń
Organ może wskazać konieczność korekty deklaracji, jeśli ustalenia postępowania wymagają dostosowania wcześniejszych rozliczeń do rzeczywistego stanu faktycznego.
• Potwierdzenie prawidłowości rozliczeń
Organ może uznać, że rozliczenia przedsiębiorcy są zgodne z przepisami i nie wymagają korekt ani dodatkowych działań.
Doradca podatkowy pomaga przedsiębiorcy w postępowaniu podatkowym, ponieważ ocenia zawiadomienie, analizuje zgromadzone przez organ dokumenty i przygotowuje wyjaśnienia odpowiadające na ustalenia urzędu. W naszej kancelarii sprawdzamy, jakie dowody posiada organ, aby ustalić, czy materiał odzwierciedla rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i czy wymaga uzupełnienia o dodatkowe dokumenty. Przygotowujemy odpowiedzi na wezwania organu, wskazujemy okoliczności mające znaczenie dla sprawy i dbamy o to, aby przedsiębiorca korzystał z przysługujących mu praw, takich jak wgląd w akta czy składanie dowodów. Reprezentujemy przedsiębiorcę w czynnościach postępowania oraz podczas całej korespondencji z urzędem, aby postępowanie było prowadzone zgodnie z przepisami i aby organ uwzględnił każdą istotną okoliczność przed wydaniem decyzji.
